Tools und Methoden

Büroorganisation – So geht es leichter

Am 31.01.2022
von Gerda Schneider veröffentlicht
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Erinnerst du dich an deinen ersten Tag im ersten Job?

Ich schon. Ich durfte bei einem großen Sportartikelhersteller in Herzogenaurach in der Abteilung Promotion International anfangen. Die Büroumgebung war mir nicht sehr vertraut. Eine etwas ältere Kollegin zeigte mir meinen Arbeitsplatz und meinte, ich könne ja mal mit der Ablage anfangen, die mir meine Vorgängerin netterweise überlassen hatte. Ablage? Keine Ahnung! Die Woche darauf hatten wir ein großes Meeting, bei dem es um die internationalen Werbebudgets ging. Mein Chef meinte, das dauere drei Tage und ich solle Protokoll führen – in englisch und für die Geschäftsleitung. Protokoll? Keine Ahnung! Ich merkte, dass eine akademische Ausbildung und Fremdsprachenkenntnisse einen noch nicht für die Arbeit im Büro qualifizierten. Von Büroorganisation hatte ich keine Ahnung.

Ich lernte und lernte…

durch Schmerzen, durch Erfahrung, durch Fehler. Ich wurde ins kalte Wasser geworfen. Immer wieder! Nach dieser zweijährigen „Lehre“ zog ich mit meinem Mann nach Baden-Württemberg und lernte noch eine weitere Fremdsprache: Schwäbisch. Da bin ich jetzt zuhause. Nach mehreren Stationen, vielen Jahren als Vorstandsassistentin und Pressereferentin habe ich mich selbständig gemacht. Ich bin angekommen und mittlerweile kann ich sehr gut schwimmen, selbst im kalten Wasser. Ich lerne immer noch dazu und ich freue mich, jetzt als Trainerin mein Wissen und meine Erfahrungen zu teilen.

Strukturiert arbeiten

Wenn ich im Seminar frage, was im Büroalltag am meisten helfen würde, sich gut zu organisieren, höre ich immer wieder: „Ich möchte gerne mehr Struktur in meiner Arbeit“. Verzetteln, Prokrastination, Unterbrechungen, Ablenkungen, Perfektionismus, Fremdbestimmung – das sind die Hauptschmerzpunkte, das Leben im Büro und auch sonst schwer machen.

Meine Tipps für dich, wie es im Büro leichter geht:

  • Etabliere Ordnung und Standards
    Ein gutes Ablagesystem, eine durchdachte Wiedervorlage, eine einheitliche E-Mail-Struktur machen das Büroleben leichter. Einfache, akzeptierte Standards sorgen für Klarheit und verringern das Konfliktpotenzial. Alles ist griffbereit, Suchprozesse werden minimiert.
  • Beherrsche die Informationsflut
    Viele Büromenschen leiden unter einer Informationsüberlastung. Social Media, Chats, Intranet, Workspace, E-Mails, Telefon, Besprechungen… alles prasselt auf einen ein. Es wird immer wichtiger, mit Unterbrechungen und Ablenkungen umzugehen und sich zu fokussieren. Dazu gehört auch, den eigenen Umgang zu reflektieren, Pausen zu machen, die Erreichbarkeit einzuschränken und den Informationsfluss zu optimieren.
  • Setze Prioritäten
    und frage dich, was wirklich wichtig ist. Nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig. Was bringt mich meinen Zielen (ich hoffe, du hast welche) wirklich näher? Die Eisenhower- und die 25T$-Methode können dir beim Priorisieren und bei der Planung helfen. Prioritäten setzen beinhaltet übrigens nicht nur die Frage, was wichtig ist, sondern auch was unwichtig ist.
  • Plane intelligent
    Schreibe dir die wichtigsten Aufgaben auf! Ob du sie als Outlook-Aufgaben planst, in ein Notizbuch oder in deinen Terminkalender schreibst, ist dir überlassen. Aber schätze die Dauer der Aufgabe ein, blocke dir die Zeiten und plane großzügig Puffer ein. So hast du bald wieder das Heft in der Hand. Aber nur, wenn du den nächsten Punkt berücksichtigst.
  • Halte dich an deinen Plan
    Klar muss ein Plan flexibel sein, denn Prioritäten ändern sich schnell. Ein flexibler Plan schützt dich jedoch vor dem Verzetteln. Ein Kollege kommt und bittet dich um einen Gefallen? Sei ehrlich zu dir und zu dem Kollegen und frage dich, was das für deine Prioritäten bedeutet. Lerne, deine Grenzen zu setzen. Du merkst, es ist dauerhaft zu viel? Schreibe eine „Let it be“-Liste. Was kann ich sein lassen? Was kann ich abgeben? Hole dir Unterstützung.
  • Argumentiere Überzeugend
    Wir sind soziale Wesen und arbeiten in Teams. Kommunikation und Argumentation sind die Schmiermittel, damit alles reibungslos funktioniert. Jeder hat sein Bild der Welt im Kopf, Missverständnisse sind vorprogrammiert. Lerne, für Deine Bedürfnisse und Wünsche einzustehen. Sag deinem Umfeld, wie du die Welt siehst, wie es für dich ist. Sprich Klartext und gehe nicht davon aus, dass du weißt, was die anderen denken. Überzeuge mit guten Argumenten, die auch den Nutzen deiner Zielperson im Blick haben.
  • Überwinde deinen inneren Schweinehund
    „Eigentlich weiß ich das ja alles, aber es gelingt mir trotzdem nicht. Mein innerer Schweinehund ist mächtiger als ich.“ Das höre ich immer wieder, wenn es darum geht, was von den Zielen und Handlungsplänen umgesetzt wurde. Gewohnheiten sind mächtig und oft unterbewusst. Male dir ein kräftiges inneres Bild, was du verändern willst. Mache eine 30-Tages-Challenge darauf, etabliere Routinen und belohne dich, wenn du es schaffst, dich 30 Tage daran zu halten.
  • Sei achtsam und gelassen
    Was gestern war, ist vorbei. Was morgen sein wird, weiß kein Mensch. Die Achtsamkeit lehrt, mehr im Hier und Jetzt zu sein. Achtsam und bewusst wahrzunehmen, was jetzt gerade ist, ohne dies zu bewerten. Jeder Moment ist einzigartig und unwiederbringlich. Dies führt zu großer Gelassenheit und einer achtsamen Grundhaltung, die das Leben insgesamt, aber auch im Büro leichter macht: nicht bewerten, nichts erzwingen, akzeptieren, was ist, loslassen, was nicht ist, sich selbst und anderen vertrauen, offen und neugierig auf Neues zugehen und immer wieder Geduld üben. Lerne, auf deinen Körper zu hören und gönne deinem angestrengten Geist Pausen. Du wirst merken, auch dann geht alles wieder leichter.

Du möchtest mehr wissen?

Wenn du mehr wissen willst, dann lade ich dich herzlich ein zu der Seminarreihe „So geht es leichter im Büro“. Das erfordert die Bereitschaft, Neues zu lernen, aber auch Altes loszulassen; Gewohnheiten und Muster zu erkennen und sich neuen Ideen zuzuwenden. Vielleicht denkst du manchmal, du kommst nicht von der Stelle oder schwimmst gegen den Strom. Lerne, die Strömung zu nutzen und die Wellen des Lebens zu reiten. Ich helfe dir gerne dabei.

Ich habe in den 30 Jahren Büroarbeit viel gelernt – das war nicht immer leicht. Ich habe viele Fehler gemacht, bin oft gescheitert. Davor will ich dich gar nicht bewahren, denn Fehler sind wichtig, sie zeigen, was noch fehlt. Aber ich möchte dir zeigen, wie es leichter gehen kann im Büro.

Los geht es am 8. März von 13:00 – 16:00 Uhr mit dem Thema „Strukturiert arbeiten“. Ich freue mich auf dich! Bis bald und herzliche Grüße Gerda

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