Wie virtuelle Zusammenarbeit in agilen Teams gelingt

agile Teamarbeit
Teamarbeit

Virtuelle Zusammenarbeit als Problemverstärker

Die Corona-Krise hat virtuelles Arbeiten notwendig und populär gemacht. Wir haben uns nicht mehr gesehen, wir waren angewiesen im Home Office zu arbeiten und virtuelle Zusammenarbeit war plötzlich das neue Normal. Doch immer mehr Führungskräfte berichten mir von Schwierigkeiten. Unzureichende Kommunikation, Missverständnisse und fehlendes Vertrauen haben nicht immer die Ursache in fehlender Präsenz. Es zeigt sich aber, dass virtuelle Teamarbeit wie ein Brennglas auf solche Probleme wirken kann.
Welche fünf Kernprobleme das sind und wie zukünftige hybride Teamarbeit gut gelingen kann, darum geht es in der Folge 27 des Fit for digital Podcasts.

VUCA braucht Kollaboration und Ko-Kreation

Unsere Umwelt ist VUCA – VUCA ist ein Akronym. Die Buchstaben stehen dafür, dass unsere Arbeitswelt geprägt ist von Volatilität, Unsicherheit, C(K)omplexität und Ambiguität. Schauen wir auf Teamarbeit, helfen uns vernetzende Arbeitsmodelle. Hier gibt es die beiden Begriffe Kooperation und Kollaboration, welche im Deutschen nicht immer korrekt verwendet werden. Wichtig: in beiden Worten liegt ein großer inhaltlicher Unterschied.

Kooperation findet statt, wenn verschiedene Menschen eines Teams parallel Bestandteile für ein größeres Werk erarbeiten

Vorstellen kann man sich als Ergebnis einer Kooperation als ein buntes Party-Buffet mit verschiedenen Salaten und Beilagen, die alle mitgebracht haben.

Kollaboration geht einen Schritt weiter

Hier entsteht etwas Neues aus der überwiegend selbst gesteuerten Zusammenarbeit der einzelnen Teammitglieder. Und dieses Neue meint ein Gesamtwerk, bei dem man nicht mehr so genau die einzelnen Teile auseinander differenzieren kann. Nehmen wir das obere Beispiel, wäre das der Fall, wenn alle Teammitglieder gemeinsam einen großen Salat kreieren, der zum Party-Buffet beiträgt. Dieser Salat ist das Ergebnis aus allen Ideen, Vorschläge und Zutaten, die die einzelnen Teammitglieder beigesteuert und gemeinsam verarbeitet haben.

Das bedeutet Kollaboration oder Ko-Creation. Diese ist erst in der heutigen Zeit der virtuellen Zusammenarbeit möglich geworden. Durch das gemeinsame Arbeiten in der Cloud, in er man gleichzeitig am Softwarecode oder einem Dokument arbeitet. Wo man Textstellen verändert und hinzufügt. Am Ende lässt sich nicht mehr genau nachvollziehen: Wer hat welchen Schnipsel geschrieben. Durch das Gemeinsame kreieren von Texten oder auch Softwarecode entsteht etwas völlig Neues, Wertvolles, in das jedes Teammitglied sein Wissen und seine Expertise mit einbringt.

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Kooperation versus Kollaboration

Ko-Kreation meint die nächst höhere Stufe von Teamarbeit, nämlich gemeinsam Dinge entstehen zu lassen, etwas völlig Neues zu entwickeln durch z.B. verschiedene Kreativitätstechniken wie Design Thinking

In Kollaboration und Ko-Kreation liegen die Chancen für das Verstehen und Bewältigen der Herausforderungen, die uns die VUCA-Welt beschert, weil eine Person allein nicht mehr das Wissen und die Kompetenzen haben kann, um diese zu meistern. Kollaboration und Ko-Kreation werden zu einer sehr wichtigen Voraussetzung für unternehmensinternes Ideen- und Innovationsmanagement.

Das Modell von Lenocioni hilft uns die fünf Dysfunktionen eines Teams zu verstehen

Wenn es nun in der virtuellen Teamarbeit knirscht und die Ursachen nicht sofort klar werden, dann empfehle ich gerne das Modell von Lencioni: die Pyramide der 5 Dysfunktionen eines Teams. Das Modell hilft einzelne Problemfelder zu identifizieren:

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Die fünf Dysfunktionen eines Teams nach Lencioni

Die Basis der Pyramide bildet das Vertrauen

Denn wenn Vertrauen in einem Team fehlt, kann auch alles andere nicht gut funktionieren. Vertrauen im Team gelingt mit Offenheit und Wertschätzung. Es wird offen kommuniziert, es gibt eine offene Haltung gegenüber neuen Impulsen und den Sichtweisen der verschiedenen Teammitglieder. Ganz wichtig und oft vergessen ist auch ein Safe Space, das meint die Teamkultur bietet einen geschützten Raum für jeden Einzelnen, der es erlaubt die eigene Komfortzone zu verlassen. Eine angstfreie Arbeitsumgebung mit Wertschätzung und Augenhöhe. ist essentiell für gute Teams.

Dieses Vertrauen aufzubauen ist während virtueller Zusammenarbeit besonders herausfordernd – aber möglich. Auf dem Vertrauen bauen alle anderen Elemente auf, die ein Team zum Funktionieren bringt.

Konfliktbereitschaft entsteht durch eine Teamkultur, in der alle den Mut haben Störungen aktiv anzusprechen

Konfliktvermeidung entsteht durch eine Teamkultur, in der versucht wird Konflikten aus dem Weg zu gehen, vielleicht sie totzuschweigen. Solch eine künstliche Harmonie ist nicht hilfreich und führt ebenfalls dazu, dass ein Team nicht gut zusammen arbeitet. Konfliktbereitschaft bedeutet die klärende Auseinandersetzung.

Selbstverpflichtung bedeutet ich bin aktiv dabei

Im englischen und im agilen Manifest mit dem schönen Begriff „commitment“ besetzt. Dazu gehört, sich aktiv als Teil des Teams zu sehen und und dabei das gemeinsame Teamziel im Blick zu haben. Dazu gehört in agilen, selbstorganisierten Teams auch die Fähigkeit sich selbstständig entsprechende Aufgaben zu suchen anstatt alles den anderen zu überlassen.

Gegenseitige Verantwortlichkeit schafft Klarheit

Hier treten Probleme auf, wenn die Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten unklar sind, nicht offen kommuniziert wurden oder vielleicht offen kommuniziert wurden, aber von einzelnen Mitgliedern nicht wahrgenommen werden .

In agilen Teams, die funktionsübergreifend arbeiten, kann es zu Problemen kommen, wenn die einzelnen Teammitglieder nicht wissen woran der/die andere arbeitet. Wenn ein Teammitglied auf die Vorarbeit eines/r anderen wartet usw. Gegenseitige Vorwürfe oder Schuld in die Schuhe schieben können die Folge sein.
In agilen Teams kann das auch fehlenden Gruppendruck bedeuten, also das sich gegenseitig antreiben und erinnern mit dem Blick auf das große gemeinsame Ziel.
Ergebnisorientierung

Fokus durch Ergebnisorientierung

Fehlende Ergebnis- oder Teamzielorientierung meint, es gibt kein gemeinsames Ziel oder das Ziel ist einfach unklar. Das kann passieren, wenn der eine denkt ja, wir wollen doch eigentlich aber dahin und der andere dorthin dann laufen die Menschen in unterschiedliche Richtungen und das führt natürlich auch dazu, dass das Team nicht gut funktioniert.
Deshalb ist es eben ganz wichtig, gleich am Anfang bei der Teambildung darauf zu achten, dass das Ziel, das gemeinsame Ergebnis klar ist und das auch immer wieder kommuniziert wird.

Teamkultur im Fokus

In Zeiten virtueller oder hybrider Zusammenarbeit ist nochmal wichtiger, genau hinzuschauen, wenn Missverständnisse oder Kommunikationsprobleme auftreten und sich zu fragen: Woran liegt das jetzt? Da kann die Team-Dyfunktions-Analyse eben hilfreich sein.
Wenn sich ein Team tatsächlich erst in Zeiten der Coronakrise gefunden hat, dann muss es besonders viel in die Vertrauens- und Teamkulturarbeit investieren. Während virtueller Zusammenarbeit sollte sich deswegen nicht nur auf die Ergebnisse, Prozesse oder Produkte fokussiert werden, sondern die Teamkultur, also das Zwischenmenschliche immer wieder stark adressiert werden.

Das ist einerseits möglich, indem man Anlässe schafft, wo man sich online informell trifft und austauscht. Lunch and Learn Sessions sind bekannte Beispiele. Oder abendliche virtuelle Spielerunden. Wenn wir uns auch wieder in Präsenz treffen können, ist vielleicht genau das eine Gelegenheit, solche Dinge tatsächlich vor Ort anzugehen. Das heißt ich nutze einen Präsenzraum um Teamentwicklung zu gestalten und anzuregen und die Basis für gegenseitiges Vertrauen zu schaffen. Wenn ein Team sich gut kennt, jeder einzelne weiß was der andere kann, was ihn ausmacht, was seine Potenziale sind und vielleicht auch um Triggerpunkte weiß, dann steht einer guten und vorwiegend virtuellen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Das heißt jetzt hast du die Chance nochmal näher hinzuschauen und sich ganz bewusst die Zeit für das Team zu nehmen. Denn die meisten haben sich während der anfänglichen Homeoffice- und Lockdownzeit stark auf Ergebnisse fokussiert. Mitarbeitende haben oft mehr gearbeitet, weil privat und Berufsleben miteinander verschwommen sind. Teams haben zum Teil in einer unglaublichen Geschwindigkeit – durch die fehlende Ablenkung im Home Office – an neuen Ideen gearbeitet und Ergebnisse geliefert. Eine Idee: Blocke einen Tag im Monat oder mehr für gemeinsame Lernzeit oder für Off-Site Workshops, die Teamentwicklung noch weiter voran bringen.

Hybride Zusammenarbeit als Zukunftsmodell?

Blicke ich in die Zukunft könnte genau das ein Modell sein, wie wir weiter Teamarbeit praktizieren. HYBRID. Weiterhin also viel virtuelle Zusammenarbeit mit 2 oder 3 Tagen/Woche im Home Office. In der Zeit, in der wir uns am Arbeitsort treffen, bleibt Zeit und Raum für zufällige Begegnungen, tiefere Gespräche oder Retrospektiven. In dieser Zeit wird nicht direkt am Produkt oder am Ergebnis gearbeitet, sondern an der Zusammenarbeit. Es geht um gemeinsame Werte, um Kommunikationskultur, um die Entwicklung von Teams und den einzelnen Teammitgliedern. Hier gibt es dann vielleicht auch zusätzlichen Raum und Zeit für eigene Ziele oder Projekte. Also eine WIR- und eine ICH-Zeit.

Wichtig: Gemeinsame Erfolge verbinden ein Team. Das sollte ausreichend gewürdigt und gefeiert werden, vielleicht sogar mit einem kleinen Event.

Es gibt viele hilfreiche Methoden für die Teamarbeit. Einige davon kommen aus dem agilen Projektmanagement. Welche das sind und wie du sie nutzen kannst, damit beschäftigen wir uns im Schnupperkurs. Bist du dabei? Ich freu mich auf dich.
Herzliche Grüße, Miriam

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Blended Learning

Blended Learning bedeutet, dass wir eine Kombination von verschiedenen Lernformaten nutzen. Ursprünglich bezog sich der Begriff auf den Mix aus Präsenz- und Online Phasen. Heute gilt als Blended auch der Mix aus verschiedenen Online Lernformaten, wie z. B. Live Online Sessions mit Lernvideos, die in der Selbstlernphase angeschaut werden. Der Vorteil aus neurowissenschaftlicher Sicht ist die nachhaltige Lernsituation. Durch den gestreckten Prozess und die kleinen Lernbausteine kann das Gehirn die Inhalte besser verarbeiten und neue Verknüpfungen bilden. Und zwischen den Lerneinheiten haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, das Gelernte in der Praxis anzuwenden. So wird Lernen nachhaltig.

Hybrid

Hybrid verbindet unterschiedliche Varianten. Der Begriff ist uns z. B. aus dem Automobilbereich schon länger geläufig. Hybrid bedeutet hier eine Brückentechnologie, die den klassischen Verbrennungsmotor mit dem Elektroantrieb verbindet. Im Kontext Arbeiten und Lernen taucht der Begriff nun auch auf. Hier ist die Verbindung von unterschiedlichen Arbeit- und Lernorten gemeint. Zum Beispiel wenn ein Training mit der Hälfte der Gruppe in einem Seminarraum stattfindet, während die andere Hälfte virtuell zugeschaltet ist. Gleiches gilt bei Kongressen oder anderen Veranstaltungen. Oder wenn Teile eines Teams zum Beispiel im HomeOffice arbeiten, während andere am Firmenstandort sind und alle miteinander konferieren.

Live Online

Live Online sind alle Formate, bei denen wir in Echtzeit und interaktiv über ein entsprechendes Konferenztool oder Virtual Classroom System miteinander kommunizieren. Das heißt, wir befinden uns in einer gemeinsamen Sitzung und nutzen die vorhandenen Möglichkeiten wie Chat, Webcam, Audio, Whiteboard, Gruppenräume, usw.