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Generell gilt: die Teilnehmenden sollen sich gut vorbereitet und verpflegt fühlen. – Sende allen Teilnehmenden circa zwei Wochen vorher die Zugangsdaten per Mail und ein Verpflegungspaket per Post, damit sie gut durch den Tag kommen. – Packe dorthinein alles Notwendige für inhaltliche Notizen (Stift, Notizblock, PostIts, Textmarker) sowie Dinge für das leibliche Wohl (Porridge für das Frühstück, Suppen zum Aufbrühen für das Mittagessen, Schokolade, Kaffee, Tee und Kuchen zum Nachmittagskaffee, Nüsse und Süßigkeiten für Zwischendurch). – Ermögliche es den Sponsoren Flyer und Karten in das Paket beizulegen für die Vertiefung des Themas bzw. zur direkten Kontaktaufnahme. – Kurz vor dem Start sendest du eine Erinnerungsmail an alle Teilnehmenden mit den Zugangsdaten, falls diese in der Email-Flut untergegangen sind – Stelle auf jeden Fall einen Support bereit per Telefon oder Live-Chat. So bekommt jeder Hilfe, falls es technische Schwierigkeiten gibt. – Weise die Vortragenden in die technische Handhabung ein und mache einen Technik-Check, damit sie sich sicher fühlen für ihren Vortrag. Dort kannst du auch letzte Absprachen mit ihnen treffen für die Moderation. – Für das Treffen von schnellen Absprachen während des Kongresses, richtest du einen Messengerdienst ein und lädst alle erforderlichen Organisator:innen und die Referierenden dazu ein. – Kurz vor dem Start richtest du deinen Arbeitsplatz ein mit dem Ablaufplan, Hintergrundinformationen zu den Themen und Referent:innen sowie deiner eigenen Verpflegung.